मीटिंग रूम कैसे तैयार करें

मीटिंग रूम कैसे तैयार करें

बैठक कक्ष किसी भी आधुनिक जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा हैं।कार्यालयऔर उन्हें सही ढंग से व्यवस्थित करना बेहद ज़रूरी है, क्योंकि मीटिंग रूम का सही लेआउट न होने से कम भागीदारी हो सकती है। इसलिए यह ध्यान रखना ज़रूरी है कि प्रतिभागियों के बैठने की जगह और ऑडियो-विजुअल उपकरणों की जगह का ध्यान रखा जाए। कई अलग-अलग लेआउट हैं जिन पर विचार किया जा सकता है, और हर एक का अपना अलग उद्देश्य होता है।

बैठक कक्षों के विभिन्न लेआउट

थिएटर शैली में मेज़ों की नहीं, बल्कि कमरे के सामने की ओर कुर्सियों की कतारों की ज़रूरत होती है (काफ़ी हद तक थिएटर की तरह)। यह बैठने की शैली उन बैठकों के लिए उपयुक्त है जो ज़्यादा लंबी नहीं होतीं और जिनमें विस्तृत नोट्स की ज़रूरत नहीं होती।

बोर्डरूम स्टाइल, केंद्रीय मेज के चारों ओर कुर्सियों वाली क्लासिक बोर्डरूम सीटिंग है। इस तरह का कमरा 25 से ज़्यादा लोगों की छोटी मीटिंग के लिए बिल्कुल सही है।

यू-आकार की शैली में "यू" आकार में व्यवस्थित मेजों की एक श्रृंखला होती है, जिसके बाहर की ओर कुर्सियाँ रखी जाती हैं। यह एक बहुमुखी लेआउट है, क्योंकि प्रत्येक समूह के पास नोट्स लेने के लिए एक मेज होती है, जो श्रोताओं और वक्ता के बीच संवाद को सुगम बनाने के लिए एकदम सही है।

एक खोखला वर्ग। ऐसा करने के लिए, मेज़ को एक वर्गाकार आकार में व्यवस्थित करें ताकि वक्ता को मेज़ों के बीच घूमने के लिए जगह मिल सके।

यदि संभव हो, तो विभिन्न प्रकार की बैठकों के लिए अलग-अलग लेआउट के बीच स्विच करने के लिए जगह रखना सबसे अच्छा है। आपको यह भी लग सकता है कि कम पारंपरिक लेआउट आपकी कंपनी का अधिक प्रतिनिधित्व करता है। ज़रूरत पड़ने पर अच्छी भागीदारी को प्रोत्साहित करने के लिए सबसे आरामदायक लेआउट चुनने का प्रयास करें।

बैठक कक्ष के लिए उपकरण और औजार

एक नया सम्मेलन कक्ष चुनने का दृश्य पहलू जितना रोमांचक हो सकता है, यह मायने रखता है कि कमरा क्या करने वाला है। एक नया सम्मेलन कक्ष चुनने का दृश्य पहलू जितना रोमांचक हो सकता है, यह मायने रखता है कि कमरा क्या करने वाला है।

इसका मतलब है कि सभी ज़रूरी उपकरण उपलब्ध और काम करने की स्थिति में होने चाहिए। व्हाइटबोर्ड, पेन और फ्लिप चार्ट जैसी गैर-तकनीकी चीज़ें काम करें और इस्तेमाल में आसान हों, यह सुनिश्चित करने से लेकर ऑडियो-विज़ुअल कॉन्फ्रेंस उपकरण उपलब्ध कराने और मीटिंग शुरू होने पर उन्हें चालू करने के लिए तैयार रहने तक।

यदि आपका स्थान बड़ा है, तो हो सकता है कि कार्यालय के डिज़ाइन में निवेश करने की आवश्यकता हो।माइक्रोफोनऔर प्रोजेक्टर यह सुनिश्चित करते हैं कि हर कोई सुन सके, देख सके और भाग ले सके। यह सुनिश्चित करने का तरीका कि सभी केबल साफ़-सुथरे रहें, न केवल दृश्य दृष्टिकोण से, बल्कि संगठनात्मक, स्वास्थ्य और सुरक्षा के दृष्टिकोण से भी एक अच्छा विचार है।

बैठक कक्ष का ध्वनिक डिजाइनom

कार्यालय के डिजाइन में बैठक स्थान बहुत अच्छा होना चाहिए, लेकिन कमरे में ध्वनि की गुणवत्ता भी अच्छी होनी चाहिए, जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, यदि अधिकांश बैठकों में टेलीफोन या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से बातचीत शामिल हो।

यह सुनिश्चित करने के कई तरीके हैं कि आपके कॉन्फ़्रेंस रूम में पर्याप्त ध्वनिकी हो। ऐसा करने का एक तरीका यह है कि आप अपने कॉन्फ़्रेंस रूम में यथासंभव नरम सतहें रखें। गलीचा, मुलायम कुर्सी या सोफ़ा रखने से ध्वनि में बाधा डालने वाली प्रतिध्वनि कम हो सकती है। पौधे और अन्य सजावट भी प्रतिध्वनि को नियंत्रित कर सकती हैं और कॉल की गुणवत्ता में सुधार कर सकती हैं।

बेशक, आप अच्छे शोर कम करने वाले ऑडियो उत्पाद भी चुन सकते हैं, जैसे शोर कम करने वाले हेडफ़ोन, स्पीकरफ़ोन। इस तरह के ऑडियो उत्पाद आपके सम्मेलन की ऑडियो गुणवत्ता सुनिश्चित कर सकते हैं। पिछले कुछ वर्षों में महामारी के कारण, ऑनलाइन सम्मेलन लोकप्रिय होने लगे हैं, इसलिए व्यापक सम्मेलन कक्ष महत्वपूर्ण हो गए हैं।

यह कॉन्फ्रेंस रूम का एक उन्नत संस्करण है क्योंकि इसमें न केवल उपस्थित लोगों के लिए व्यक्तिगत रूप से व्यवस्था की जाती है, बल्कि दूरस्थ सहकर्मियों के साथ मीटिंग की सुविधा भी प्रदान की जाती है। कॉन्फ्रेंस रूम की तरह, सामान्य मीटिंग रूम भी आकार में भिन्न होते हैं, लेकिन सभी में प्रतिभागियों की संख्या के आधार पर विशेष कॉन्फ्रेंस उपकरणों की आवश्यकता होती है। हाल के वर्षों में, कंपनियों द्वारा उपयोग किए जाने वाले विशिष्ट मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट टीम्स रूम, के लिए एकीकृत मीटिंग रूम का होना आम बात हो गई है।

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