मीटिंग रूम कैसे सेट करें

मीटिंग रूम कैसे सेट करें

मीटिंग रूम किसी भी आधुनिक जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा हैंकार्यालयऔर उन्हें सही तरीके से सेट करना महत्वपूर्ण है, मीटिंग रूम का सही लेआउट न होने से कम भागीदारी हो सकती है। इसलिए यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि प्रतिभागियों को कहाँ बैठाया जाएगा और साथ ही किसी भी ऑडियो-विज़ुअल उपकरण का स्थान भी। विचार करने के लिए कई अलग-अलग लेआउट हैं, जिनमें से प्रत्येक का एक अलग उद्देश्य है।

बैठक कक्षों के विभिन्न लेआउट

थिएटर शैली में टेबल की आवश्यकता नहीं होती है, बल्कि कमरे के सामने की ओर कुर्सियों की कतारें होती हैं (बहुत हद तक थिएटर की तरह)। यह बैठने की शैली उन बैठकों के लिए उपयुक्त है जो बहुत लंबी नहीं होती हैं और जिनमें व्यापक नोट्स की आवश्यकता नहीं होती है।

बोर्डरूम स्टाइल क्लासिक बोर्डरूम सीटिंग है जिसमें सेंट्रल टेबल के चारों ओर कुर्सियाँ होती हैं। इस तरह का कमरा 25 से ज़्यादा लोगों की छोटी मीटिंग के लिए बिल्कुल सही है।

यू-आकार की शैली में “यू” आकार में व्यवस्थित टेबलों की एक श्रृंखला होती है, जिसके बाहर कुर्सियाँ रखी जाती हैं। यह एक बहुमुखी लेआउट है, क्योंकि प्रत्येक समूह में नोट्स लेने के लिए एक टेबल होती है, जो दर्शकों और वक्ता के बीच संवाद को सुविधाजनक बनाने के लिए एकदम सही है।

एक खोखला वर्ग। ऐसा करने के लिए, टेबल को एक वर्गाकार आकार में व्यवस्थित करें ताकि वक्ता को टेबलों के बीच घूमने के लिए जगह मिल सके।

यदि संभव हो, तो विभिन्न प्रकार की बैठकों के लिए अलग-अलग लेआउट के बीच स्विच करने के लिए जगह रखना सबसे अच्छा है। आप यह भी पा सकते हैं कि कम पारंपरिक लेआउट आपकी कंपनी का अधिक प्रतिनिधित्व करता है। जब ज़रूरत हो तो भागीदारी के अच्छे स्तर को प्रोत्साहित करने के लिए सबसे आरामदायक लेआउट का पता लगाने का प्रयास करें।

बैठक कक्ष के लिए उपकरण और औजार

एक नया सम्मेलन कक्ष चुनने का दृश्य पहलू जितना रोमांचक हो सकता है, यह मायने रखता है कि कमरा क्या करने वाला है। एक नया सम्मेलन कक्ष चुनने का दृश्य पहलू जितना रोमांचक हो सकता है, यह मायने रखता है कि कमरा क्या करने वाला है।

इसका मतलब है कि सभी ज़रूरी उपकरण उपलब्ध होने चाहिए और काम करने की स्थिति में होने चाहिए। व्हाइटबोर्ड, पेन और फ्लिप चार्ट जैसी गैर-तकनीकी वस्तुओं को काम करने और इस्तेमाल करने में आसान बनाने से लेकर ऑडियो-विज़ुअल कॉन्फ़्रेंस उपकरण उपलब्ध कराने और मीटिंग शुरू होने पर उसे चालू करने के लिए तैयार रहने तक।

यदि आपका स्थान बड़ा है, तो हो सकता है कि कार्यालय के डिजाइन में निवेश करने की आवश्यकता हो।माइक्रोफोनऔर प्रोजेक्टर यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई सुन सके, देख सके और भाग ले सके। यह सुनिश्चित करने का तरीका कि सभी केबल साफ और सुव्यवस्थित रहें, न केवल दृश्य दृष्टिकोण से, बल्कि संगठनात्मक, स्वास्थ्य और सुरक्षा के दृष्टिकोण से भी एक अच्छा विचार है।

बैठक कक्ष का ध्वनिक डिजाइनom

कार्यालय के डिजाइन में बैठक स्थान बहुत अच्छा दिखता है, लेकिन कमरे में ध्वनि की गुणवत्ता भी अच्छी होनी चाहिए, जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, यदि कई बैठकों में टेलीफोन या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से बात करना शामिल हो।

यह सुनिश्चित करने के कई तरीके हैं कि आपके कॉन्फ़्रेंस रूम में पर्याप्त ध्वनिकी हो। ऐसा करने का एक तरीका यह सुनिश्चित करना है कि आपके कॉन्फ़्रेंस रूम में यथासंभव अधिक से अधिक नरम सतहें हों। गलीचा, मुलायम कुर्सी या सोफा रखने से प्रतिध्वनि कम हो सकती है जो ऑडियो में बाधा डाल सकती है। पौधे और थ्रो जैसी अतिरिक्त सजावट भी प्रतिध्वनि को नियंत्रित कर सकती है और कॉल की गुणवत्ता में सुधार कर सकती है।

बेशक, आप अच्छे शोर कम करने वाले प्रभाव वाले ऑडियो उत्पाद भी चुन सकते हैं, जैसे शोर रद्द करने वाले हेडफ़ोन, स्पीकफ़ोन। इस तरह के ऑडियो उत्पाद आपके सम्मेलन की ऑडियो गुणवत्ता सुनिश्चित कर सकते हैं। पिछले कुछ वर्षों में महामारी के कारण, ऑनलाइन सम्मेलन लोकप्रिय होने लगे, इसलिए व्यापक सम्मेलन कक्ष महत्वपूर्ण हो गए हैं।

यह कॉन्फ्रेंस रूम का उन्नत संस्करण है क्योंकि इसमें न केवल उपस्थित लोगों को व्यक्तिगत रूप से समायोजित करना होता है, बल्कि दूरस्थ सहकर्मियों के साथ मीटिंग की सुविधा भी होती है। कॉन्फ्रेंस रूम की तरह, सामान्य मीटिंग रूम आकार में भिन्न होते हैं, लेकिन उन सभी में प्रतिभागियों की संख्या के आधार पर विशेष कॉन्फ्रेंस उपकरण की आवश्यकता होती है। हाल के वर्षों में, Microsoft Teams Rooms जैसे विशिष्ट मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म के लिए एकीकृत मीटिंग रूम होना आम बात हो गई है, जिनका उपयोग कंपनियाँ कर सकती हैं।

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